Setup Configuration    X 

কনফিগারেশন সেটিং

কোম্পানির নাম ঠিকানা ইত্যাদি পরিবর্তন এবং সফটওয়্যারটির বিভিন্ন ফিচার/সুবিধা ব্যবহার করা বা না করার সেটিং – ইত্যাদির জন্য সেটিং মেনু আছে। Accounting Main Menu থেকে Admin Menu বাটুনে ক্লিক করলে Admin Menu পেইজ ওপেন হবে। এখানে তিনটি অংশ - ডাটাবেজ ম্যানেজমেন্ট, ইউজার ম্যানেজমেন্ট এবং রিপোর্ট।

ডাটাবেজ ম্যানেজমেন্ট –এর আন্ডারে তিনটি বাটুন আছে। Company Edit, Extend Period এবং Options Setting ।

Company Edit:

Company Edit বাটুনে ক্লিক করলে কোম্পানি এডিট করার ফর্ম আসবে। এখানে নিম্নোক্ত বিষয়গুলো সংশোধন/পরিবর্তন করা যাবে। যথাঃ

Company Name:
কোম্পানি ক্রিয়েট করার সময়ে যে নাম দিয়েছিলেন সে নামটি এখানে দেখা যাবে। ইচ্ছে করলে এটি পরিবর্তন করতে পারবেন।

Address:
কোম্পানি ক্রিয়েট করার সময়ে যে ঠিকানা লিখেছিলেন সে ঠিকানাটি এখানে দেখা যাবে। ইচ্ছে করলে এটি পরিবর্তন করতে পারবেন।

Phone Number(s):
কোম্পানি ক্রিয়েট করার সময়ে যে ফোন নম্বর লিখেছিলেন সে ফোন নম্বর এখানে দেখা যাবে। ইচ্ছে করলে এটি পরিবর্তন করতে পারবেন।

E-Mail:
কোম্পানি ক্রিয়েট করার সময়ে যে ইমেইল অ্যাড্রেস লিখেছিলেন সে ইমেইল অ্যাড্রেসটি এখানে দেখা যাবে। ইচ্ছে করলে এটি পরিবর্তন করতে পারবেন।

Currency Name:
কোম্পানি ক্রিয়েট করার সময়ে যে কারেন্সি নাম যেমন BDT TK. লিখেছিলেন সে নামটি এখানে দেখা যাবে। ইচ্ছে করলে এটি পরিবর্তন করতে পারবেন।

Report Footer:
বিভিন্ন রিপোর্টের একেবারে শেষে রিপোর্টের সিগনেটরির হেডিং খাকে – এগুলোকে এখানে রিপোর্ট ফুটার বলে। চারটি রিপোর্ট ফুটার আছে। এগুলোর ডিফল্ট হেডিং নিম্নরূপঃ

Report Footer 1:   Prepared By
Report Footer 2:   Checked By
Report Footer 3:   Authorised By
Report Footer 4:   Approved By

ইচ্ছে করলে এগুলো পরিবর্তন করতে পারবেন।

Heading of Final Account:
চুড়ান্ত হিসাব বা ফাইনাল একাউন্টের বিভিন্ন বিষয়ের নাম ভিন্ন ভিন্ন হতে পারে। IFRS অনুযায়ী একরকম আবার BAS অনুযায়ী অন্যরকম হতে পারে। তাই এগুলো পরিবর্তনের সুযোগ রাখা হয়েছে। এসব হেডিং এবং তাদের ডিফল্ট ভেলু নিম্নরূপঃ

Balance Sheet Name:   Statement of Financial Position
PL Account Name:       Statement of Comprehensive Income
Net Profit/Loss Name: Nett Surplus/(Deficit) During This Period

এগুলো পরিবর্তন করতে পারবেন।

প্রয়োজন মতো উপরের বিভিন্ন বিষয়গুলো আপনার প্রতিষ্ঠানের পলিসি অনুযায়ী পরিবর্তন করে নিচে SAVE বাটুনে ক্লিক করলে ডাটা/নামগুলো আপডেট হবে।

Options Setting:

বিভিন্ন কাজের জন্য বিভিন্ন অপশন বা সুযোগ আছে। এগুলো নিম্নরূপঃ

1. Ledger Account Opening Balance Lock
2. Inventory Item Opening Balance Lock
3. Voucher Entry Auto Lock Day(s)
4. Voucher Entry Fixed Lock Date
5. Sales Executive Entry
6. Closing Stock Value System

Ledger/Inventory Opening Balance Lock:
ওপেনিং ব্যালেন্স লক করা থাকলে ওপেনিং ব্যালেন্স আর চেঞ্জ করা যাবেনা। বুকস-অব-একাউন্টস ওপেন করার পর সব লেজারের/আইটেমের ওপেনিং ব্যালেন্স চেক করে কনফার্ম করার পর ওপেনিং ব্যালেন্স লক করে দেয়া ভাল। ওপেনিং ব্যালেন্স লক করতে চাইলে এই অপশনের চেক বক্সে ক্লিক করে টিক চিহ্ন দিন। যদি কোন কারনে ওপেনিং ব্যালেন্স এন্ট্রি করার দরকার হয় তবে চেক বক্সে ক্লিক করে টিক চিহ্ন উঠিয়ে দিন।

Voucher Entry Auto Lock Day(s) :
ভাউচার এন্ট্রি অটোলক ডে হচ্ছে সেই দিন যে, সর্বশেষ ভাউচার এন্ট্রি ডেটের পেছেনে তত দিনের আগের কোন তারিখে ভাউচার এন্ট্রি (অ্যাড/এডিট/ডিলিট) করা যাবেনা। যেমন ধরুন আপনি অটোলক ডে ৩(তিন) সেট করে দিলেন। এরপর ১৫/০১/২০২১ তারিখের একটি ভাউচার এন্ট্রি করা হলো। তাহলে, ১২/০১/২০২১ তারিখ বা তার পূর্বের কোন তারিখের ভাউচার এন্ট্রি করা যাবেনা।

যদি কখনো কোন কারণে অটোলক ডে-র পূর্বের কোন তারিখের ভাউচার এন্ট্রি করতে হয় তবে অটোলক ডে বাড়িয়ে দিন।

অপারেটররা যাতে রেগুলার ভাউচার এন্ট্রির কাজ সমাপ্ত করে তা কন্ট্রোল করার জন্য এই ফিচারটি ব্যাবহার করতে পারেন।

Voucher Entry Fixed Lock Date:
ফিক্সড লক ডেট হচ্ছে একটি নির্দিষ্ট তারিখ যার পূর্বের কোন তারিখে ভাউচার এন্ট্রি (অ্যাড/এডিট/ডিলিট) করা যাবেনা। যেমন ধরুন আপনি ৩১/০১/২০২১ তারিখ পর্য়ন্ত সব ভাউচার এন্ট্রি করে ডেবুক/ভাউচার-রেজিস্টার চেক করে কনফার্ম করলেন যে সব এন্ট্রি ঠিক আছে। এখন আপনি ফিক্সড লক ডেট ৩১/০১/২০২১ সেট করে দিলেন। তাহলে ৩১/০১/২০২১ তারিখ বা তার পূর্বের কোন তারিখের ভাউচার এন্ট্রি করা যাবেনা।

অপারেটররা যাতে ভুল করে পেছনের ডেটে ভাউচার এন্ট্রি করতে না পারে তা কন্ট্রোল করার জন্য এই ফিচারটি ব্যাবহার করতে পারেন।

Sales Executive Entry:
সেলস এক্সেকিউটিভ বা সেলস-ম্যান অনুযায়ী বিক্রয় হিসাব রাখতে চাইলে এই অপশনের চেক বক্সে ক্লিক করে টিক চিহ্ন দিয়ে দিন। এটি অন করা থাকলে সেলস ভাউচার এন্ট্রির সময় সেলস-ম্যান সেলেক্ট করে দিতে পারবেন। এতে করে সেলস এক্সেকিউটিভের আলাদা বিক্রয় হিসাব এবং সেলস ম্যানেজারের মোট বিক্রয়ের কম্পাইল রিপোর্ট পাওয়া যাবে। এছাড়াও সেলসম্যান অনুযায়ী সেলস টার্গেট/বাজেট এন্ট্রি করে রাখলে একচুয়াল সেলসের সাথে টার্গেটের ভেরিয়েন্স রিপোর্টও পাওয়া যাবে।

Closing Stock Value By:
ইনভেন্টরি ক্লোজিং স্টকের ভেলুয়েশন তিন সিস্টেমে করা যেতে পারে। যথাঃ

1. Average Purchase Rate
2. Last Purchase Rate
3. Last Sales Rate

সাধারনত গড় ক্রয় মূল্য অনুযায়ী ইনভেন্টরি স্টকের মূল্যায়ন হয় বিধায় Average Purchase Rate ডিফল্ট হিসাবে সেলেক্ট করা থাকে। আপনি যদি এই সিস্টেম ব্যকহার না করেন তবে আপনার প্রকতষ্ঠানের পলিসি অনুযায়ী ইনভেন্টরি স্টকের ভেলুয়েশন কোন্ সিস্টেমে হবে তা উপরের তিনটি সিস্টেমের যেকোন একটি সেলেক্ট করে দিন।

উদাহরণ স্বরূপ মনে করেন যে ১০/০১/২০২১ তারিখে ৫ টাকা রেটে ১০ টি কলম কিনলেন। আবার ১৫/০১/২০২১ তারিখে ৬ টাকা রেটে ৫ টি কলম কিনলেন। এরপর ১৭/০১/২০২১ তারিখে ৯ টি কলম বিক্রি করলেন ৭ টাকা রেটে। তাহলে আপনার স্টকে থাকবে ৬ টি কলম। এখন, এই ক্লোজিং স্টক ৬টি কলমের মূল্য কত হবে? এই স্টক ৬টি কলমের মূল্য নির্ভর করবে আপনি কোন সিস্টেম অন করেছেন তার উপর।

অপনি যদি Average Purchase Rate অনুযায়ী মূল্যায়ন করেন তবে স্টকের রেট হবে ((৫০+৩০)/১৫) ৫.৩৩ টাকা এবং স্টকের মোট মূল্য হবে (৯*৫.৩৩) ৪৮ টাকা।

স্টকের মূল্যায়ন যদি Last Purchase Rate সিস্টেমে করেন তবে স্টকের রেট হবে ৬ টাকা এবং স্টকের মোট মূল্য হবে (৯*৬) ৫৪ টাকা।

স্টকের মূল্যায়ন যদি Last Sales Rate সিস্টেমে করেন তবে স্টকের রেট হবে ৭ টাকা এবং স্টকের মোট মূল্য হবে (৯*৭) ৬৩ টাকা।

অতএব আপনার ব্যবসায়ের পলিসি অনুযায়ী Closing Stock Value সিস্টেম নির্ধারণ করুন। সাধারনত Average Purchase Rate (গড় ক্রয় মূল্য) অনুযায়ী ইনভেন্টরি স্টকের মূল্যায়ন হয়।

এসব অপশন সেটিং করার জন্য Accounting Main Menu থেকে Admin Menu বাটুনে ক্লিক করলে Admin Menu পেইজ ওপেন হবে। এখান থেকে Option Setting কাটুনে ক্লিক করুন। অপশন সেটিং ফর্ম আসবে। প্রয়োজন মতো সেটিং করে সেইভ বাটুনে ক্লিক করে সেইভ করুন।


CLOSE