Books of Accounts    X 

বুকস-অব-একাউন্টস

আপনার প্রতিষ্ঠানে কোন লেন-দেন সংঘঠিত হলে তা কোন-না-কোন লেজার একাউন্টের আন্ডারে লিখতে হয়। মেনুয়াল হিসাব রক্ষনের ক্ষেত্রে প্রতিটি লেজার একাউন্টের জন্য আলাদা পৃষ্ঠা ব্যবহৃত হয় – একে বলে ফাইন্যান্সিয়াল লেজার। আবার, পণ্য ক্রয়-বিক্রয়ের হিসাব রাখার জন্যও প্রতিটি পণ্যের জন্য আলাদা হিসাব রাথতে হয় – একে বলে ইনভেন্টরি লেজার। এছাড়াও কন্ট্রোল/গ্রুপ লেজার রাখতে হয়। এই গ্রুপ গুলোর প্রকৃতি অনুযাই হিসাবটি কি ব্যালেন্সশীটে যাবে নাকি আয়-ব্যায় হিসাবে যাবে তা নির্ধারিত হয়।

উদাহরণ স্বরূপ ধরা যাক, রহমান এন্ড কোম্পানির নিকট ১০০ টাকা রেটে ১০০০ কেজি মশুর ডাইল বিক্রি করা হলো। বিক্রয়ের সময়ে মূল্য বাবদ ৬০০০০ টাকা পাওয়া গেল এবং বাকি থাকলো ৪০০০০ টাকা। এখন মেনুয়াল সিস্টেমে এই লেনদেনের এন্ট্রি করতে হলে দেখুন কত যায়গায় এন্ট্রি দিতে হবেঃ

১। রহমান এন্ড কোম্পানির লেজারে ১০০০০০ টাকার বিক্রয়।
২। রহমান এন্ড কোম্পানির লেজারে ৬০০০০ টাকার প্রাপ্তি।
৩। ক্যাশ বইতে ৬০০০০ টাকা প্রাপ্তি।
৪। বিক্রয় হিসাব লেজারে ১০০০০০ টাকার বিক্রয়।
৫। দেনাদার/Customer কন্ট্রোল/গ্রুপ লেজারে ১০০০০০ টাকার বিক্রয়।
৬। দেনাদার/Customer কন্ট্রোল/গ্রুপ লেজারে ৬০০০০ টাকার প্রাপ্তি।
৭। পণ্য বিক্রয় কন্ট্রোল/গ্রুপ লেজারে ১০০০০০ টাকার বিক্রয়।
৮। মশুর ডাইল ইনভেন্টরি লেজারে ১০০০০০ টাকার বিক্রয়।

এরপর যোগ-বিয়োগ করে প্রতিটি লেজারের ব্যালেন্সিং করতে হবে। তারপর এই ব্যালেন্স গুলো নিয়ে বিভিন্ন ধরনের রিপোর্ট বানাতে হবে।

খেয়াল করুন, একই ফিগার বিভিন্ন যায়গায় লিখতে হচ্ছে। ধরুন, কয়েকদিন পর দেখা গেল যে ভুল এন্ট্রি দেয়া হয়েছে। রেট ১১০ এর স্থলে ১০০ হয়েছে। এখন? এতগুলো লেজারের/রেজিস্টারের হিসাব কি হবে?

এছাড়াও ধরুন, আপনার প্রতিষ্ঠানে সেলস-ম্যান অনুযাই বিক্রয়ের হিসাব রাখা হয়। কে কত বিক্রয় করলো তার হিসাব রাখতে হয় কারণ প্রত্যেকের বিক্রয়ের টার্গেট দেয়া থাকে। নির্দিষ্ট সময়ান্তে টার্গেট ভেরিয়েন্স রিপোর্ট অনুযায়ী ব্যবস্থা নেয়া হয়। এই সেলস-ম্যানরা আবার কোন না কোন সেলস ম্যানেজারের আন্ডারে থাকে। তাহলে, সেলস-ম্যানদের বিক্রয়, সেলস ম্যানেজারদের বিক্রয়, টার্গেট ভেরিয়েন্স রিপোর্ট ইত্যাদি পাওয়ার জন্য কত যায়গায় লিখতে হবে? কত ক্যালকুলেশন করতে হবে? tallyerp.org অনলাইন একাউন্টিংয়ে একটি মাত্র ভাউচার এন্ট্রির মাধ্যমে ফাইন্যান্সিয়াল, ইনভেন্টরি, সেলস পার্সোনেল ইত্যাদি সব কাজই হয়ে যায়। ভাউচার এন্ট্রিও খুব সহজ। আলোচ্য উদাহরণের সেলস ভাউচারটি হবে নিম্নরূপঃ
Voucher No.:1
Voucher Date:01/01/2021
Bill No.:R-1
Bill Date:01/01/2021
Sales Man:Khalil Sikder
Customer:Rahman and Company
Item NameUnitQuantityRateValue
Mosur DailKg1,000.000 100.001,00,000.00
Less: Cash60,000.00

ভাউচার টি পুরোটাই কি টাইপ করে লিখতে হবে? না। বেশির ভাগই অটোমেটিক আসবে। শুধু তিনটি ফিগার টাইপ করতে হবে কোয়ান্টিটি, রেট এবং রিসিপ্ট এমাউন্ট।

পূর্বের এন্ট্রিকৃত ভাউচার নম্বরের পরবর্তি নম্বরটি ভাউচার নম্বর ঘরে অটোমেটিক আসবে – ইচ্ছে করলে এটি পরিবর্তন করা যাবে। এন্ট্রিকৃত সর্বশেষ ভাউচার তারিখ অটোমেটিক আসবে – পরিবর্তন করতে চাইলে তারিখের ঘরে ক্লিক করলে ক্যালেন্ডার আসবে। ক্যালেন্ডার থেকে কাংখিত তারিখে ক্লিক করলেই হবে। বিল নম্বর এবং বিল তারিখ ভাউচারের মতোই। সেলস-ম্যান ঘরে ক্লিক করলে সেলস-ম্যানদের নামের লিন্ট আসবে। লিস্ট থেকে কাংখিত নামটি সেলেক্ট করতে হবে। কাস্টোমারের ঘরেও অনুরূপ – লিস্ট থেকে নামটি সেলেক্ট করতে হবে। ইনভেন্টরি আইটেমের ক্ষেত্রেও লিস্ট থেকে আইটেমটি সেলেক্ট করতে হবে। টাইপ করতে হবে শুধু কোয়ান্টিটি এবং রেট বা ভেল্যু। ভাউচারটি সেভ করলে একাউন্টিং, ইনভেন্টরি, সেলস-ম্যান, লেজার, গ্রুপ, স্টক ইত্যাদি যতকিছু আছে – সব কাজ হয়ে যাবে।

ভাউচার এন্ট্রির সময়ে এইযে লিস্ট আসবে, তা কোত্থেকে আসবে? এগুলোই একবার লিখে দিতে হবে। লেজার একাউন্টের নাম, ইনভেন্টরি আইটেমের নাম, সেলস-ম্যানদের নাম একবার লিখে দিতে হবে। এই লিখে দেয়াটাই হচ্ছে বুকস-অব-একাউন্টস ওপেন করা। বুকস-অব-একাউন্টস ওপেন করার আগে আর একটি বিষয় খেয়াল রাখতে হবে – তা হচ্ছে একাউন্টস টাইপ। যেমন ধরুন ২৫ টাকা দিয়ে একটি পেন্সিল কিনলেন এবং ২৫০০০ টাকা দিয়ে একটি স্মার্ট মোবাইল কিনলেন। দুটো ক্ষেত্রেই টাকা চলে গেল। এখন এই দুটো পেমেন্টকেই কি লাভ-ক্ষতি হিসাবে ব্যায় বলে ধরবেন? যদি দুটোকেই ব্যায় বলে ধরেন তবে ভুল হবে। ব্যায় বেশি হয়ে লাভ কম দেখাবে। সঠিকটি হচ্ছে - পেন্সিল বাবদ ২৫ টাকা স্টেশনারি হিসাবে ব্যায় হবে এবং স্মার্ট মোবাইল বাবদ ২৫০০০ টাকা ইকুইপমেন্ট হিসাবে ব্যালেন্সশীটে অ্যাসেট হবে।

tallyerp.org অনলাইন একাউন্টিংয়ে পাঁচ ধরনের একাউন্টস টাইপ আছে। যথাঃ

1. Equity
2. Liability
3. Asset
4. Revenue
5. Expense

পূর্বোক্ত উদাহরণের পেন্সিল হচ্ছে Expense, স্মার্ট মোবাইল হচ্ছে Asset, পণ্য বিক্রয় হচ্ছে Revenue, রহমান এন্ড কোম্পানি হচ্ছে Asset, ক্যাশ হচ্ছে Asset, মশুর ডাইল হচ্ছে ইনভেন্টরি যার ক্লোজিং স্টক হবে Asset ।

এখন আপনি চাচ্ছেন আপনার কি-কি Asset আছে তা দেখতে। যদি Asset Type রিপোর্ট চান তবে রিপোর্টটি হবে নিম্নরূপঃ

Type: Asset

Ledger AccountClosing Balance
Smart Mobilexxxxx
Inventory(Mosur Dail)xxxxx
Rahman and Co.xxxxx
Cashxxxxx
Totalxxxxxx

এই রিপোর্টে মোবাইল, ক্যাশ, কাস্টেমার, ইনভেন্টরি ইত্যাদি সব সম্পদই আছে। এখন আপনি চাচ্ছেন শুধু কাস্টোমারদের রিপোর্ট দেখতে। তাহলে তা কিভাবে পাওয়া যাবে? খুব সহজেই তা পেতে পারেন। Asset এর আন্ডারে Customer নামে একটি একাউন্ট গ্রুপ ওপেন করবেন। তারপর এই Customer গ্রুপের আন্ডারে Rahman and Co. লেজার একাউন্ট ওপেন করবেন। একই ভাবে আপনার যত কাস্টোমার আছে সবগুলো লেজারই Customer গ্রুপের আন্ডারে ওপেন করবেন। তাহলে Customer গ্রুপের রিপোর্টটি হবে নিম্নরূপঃ

Type: Asset

Group: Customer
Ledger AccountClosing Balance
Rahman and Co.xxxxx
Khalil and Associate xxxxx
Raz Enterprise xxxxx
McDonald and KFC xxxxx
Totalxxxxxx

এখন বুঝতে পারছেন, ভাউচার এন্ট্রিতে লেজার সেলেক্ট করে এন্ট্রি দিলেই অন্য সব সামারি রিপোর্ট কিভাবে অটোমেটিকভাবে হয়ে যায়।

এইভাবে কোন একাউন্ট গ্রুপকে একাউন্ট টাইপের আন্ডারে এবং লেজার একাউন্টকে একাউন্ট গ্রুপের আন্ডারে ওপেন করাকে চার্ট-অব-একাউন্টস বলে।

বুকস-অব-একাউন্টস বিষয়টি আর একটু ব্যাপক। এতে ইনভেন্টরি আইটেম এবং সেলস পার্সোনেল ওপেন অন্তর্ভুক্ত থাকে। অবশ্য ইনভেন্টরি এবং সেলস পার্সোনেল ফিচার দুটো অপশনাল/ঐচ্ছিক। এদুটো ফিচার ব্যবহার করতে চাইলে বা না চাইলে তা সেটিং –এ গিয়ে অন/অফ করে দিতে পারেন।

tallyerp.org অনলাইন একাউন্টিংয়ে যে পাঁচ ধরনের একাউন্টস টাইপ আছে তা ফিক্সড। অর্থাৎ এগুলো ডিলিট/মোছা বা এডিট/পরিবর্তন করা যাবেনা। একাউন্ট গ্রুপ হিসাবে ৬ টি ফিক্সড গ্রুপ ওপেন করা আছে। যথাঃ
TypeAccount Group
EquityProfit And Loss Account
Asset Inventory
Asset Current Asset
Asset Cash and Bank
RevenueInventory Sales
Expense Inventory Purchase

উপরোক্ত ছয়টি গ্রুপ ছাড়াও আরো ১৩ টি গ্রুপ অটোমেটিক ভাবে ওপেন হয় যেগুলো ডিলিট/মোছা বা এডিট/পরিবর্তন করা যায়।

কোম্পানি ক্রিয়েটের সময়ে অটোমেটিক ভাবে ১২ টি ফিক্সড লেজার একাউন্ট ওপেন হয়। ফিক্সড লেজার গুলো হচ্ছেঃ
TypeAccount GroupLedger Account
Equity Profit And Loss AccountProfit And Loss Account
Asset Inventory Inventory
Asset Current Asset VAT Current Account
Asset Cash and Bank Cash
Asset Cash and Bank Bank
Asset Cash and Bank Check
RevenueInventory Sales Inventory Sales
RevenueInventory Sales Discount On Sales
ExpenseInventory PurchaseInventory Purchase
ExpenseInventory PurchaseDiscount On Purchase
AssetInventoryInventory-in-Process
EquityCapitalCapital Account

বুকস-অব-একাউন্টস ওপেনের পূর্ব-প্রস্তুতিঃ

বুকস-অব-একাউন্টস ওপেন করার আগে নিম্নোক্ত কাজগুলো করা ভালোঃ

১. যে তারিখ থেকে কোম্পানি ক্রিয়েট করবেন তার আগের দিনের শেষে একটি ক্লোজিং ট্রাইয়াল ব্যালেন্স বানাবেন – যা নতুন তৈর করা কোম্পানির ওপেনিং ব্যালেন্স হিসাবে কাজ করবে।

২. যদি ইনভেন্টরি ব্যবহার করতে চান তবে একই ভাবে একটি ক্লোজিং স্টক রিপোর্ট বানাবেন। উল্লেখ্য, ইনভেন্টরি বলতে ক্রয়-বিক্রয় সংক্রান্ত পণ্য সমূহকে গন্য করতে হবে – স্টেশনারি কিংবা ফিক্সড অ্যাসেট নয়। এরপর ট্রাইয়াল ব্যালেন্স –এর শেষে একটি রোতে ডেবিট পার্শ্বে ক্লোজিং স্টকের মূল্য লিখবেন তাহলে ট্রাইয়াল ব্যালেন্স –এর টোটাল ডেবিট এবং টোটাল ক্রেডিট মিলে যাবে।

৩. যদি কোন কারনে ট্রাইয়াল ব্যালেন্স –এর টোটাল ডেবিট এবং টোটাল ক্রেডিট সমান না হয় তবে পার্থক্য পরিমান টাকা Profit And Loss Account গ্রুপের আন্ডারে Suspense Account নামে একটি লেজারে ডেবিট বা ক্রেডিট করবেন।

বিষয়টি পরিষ্কারভাবে বোঝার জন্য নিচে একটি উদাহরণ দেয়া হলোঃ

Your Company: Trial Balance

TypeAccount GroupLedger AccountDebitCredit
EquityEquityCapital100
EquityProfit And Loss Act.Profit And Loss Act.15
EquityProfit And Loss Act.Suspense Account5
LiabilitySupplierSuma Enterprise10
LiabilitySupplierKholu and Brothers5
AssetCustomerRahman and Co.20
AssetCustomerRaz Enterprise10
AssetCash and BankCash5
AssetCash and BankSonali Bank50
AssetInventoryClosing Stock40
Total130130

Your Company: Stock of Trading Items

GroupItem Name UnitQuantityRateValue
Food ItemMosur DailKg5210
Food ItemKalizira ChaulKg10110
ClothShirtPc818
ClothPantPc12112
Total40

মনে রাখবেন, ট্রাইয়াল ব্যালেন্সে যে Closing Stock আছে তা চার্ট-অব-একাউন্টে লেজার হিসাবে ওপেন করতে হবেনা। চার্ট-অব-ইনভেন্টরিতে ওপেন করলেই অটোমেটিকভাবে তা ফাইন্যান্সিয়াল একাউন্টে চলে যাবে কারণ tallyerp.org –এ ইনভেন্টরি ইন্টিগ্রেট করা আছে।

৪. ট্রাইয়াল ব্যালেন্স বানানো হলে tallyerp.org –এ লগ-ইন করে Chart of Accounts রিপোর্টটির সাথে মিলিয়ে নিন। যে গ্রুপ এবং লেজারগুলো ওপেন করা আছে সেগুলোতে চিহ্ন দিয়ে রাখুন। এই গ্রুপ কিংবা লেজারগুলো নতুন করে ওপেন করতে হবে না। এই লেজার গুলো এডিট করে শুধু ওপেনিং ব্যালেন্স বসিয়ে দিলেই হবে।

চার্ট-অব-একাউন্টস ওপেন করাঃ

tallyerp.org –এর একাউন্টিংয়ে আপনার কোম্পানিতে লগ-ইন করুন। একাউন্টিং মেইন মেনু আসবে। এই মেনুর Account Master বাটুনে ক্লিক করুন। Account Master Info. মেনু আসবে। এই মেনুর তিনটি অংশ - Ledger Account Entry, Account Group Entry এবং Report ।

প্রথমেই প্রয়োজনীয় Account Group গুলো ওপেন করে নিন। এজন্যে New Account Group Add বাটুনে ক্লিক করুন। গ্রুপ ওপেন করার ফর্ম আসবে। Group Name ঘরে একাউন্ট গ্রুপটির নাম লিখুন। এর নিচে Under The Type লিস্ট থেকে গ্রুপটির টাইপ সেলেক্ট করুন। যেমনঃ
Group Name:Administrative Expenses
Under The Type:Expense

SAVE বাটুনে ক্লিক করুন। গ্রুপটি সেইভ হবে এবং সাকসেস মেসেজ দেখাবে।

Account Group ওপেন করা হলে প্রয়োজনীয় লেজার একাউন্ট গুলো ওপেন করুন। এজন্যে Account Master Info. মেনুর New Ledger Account Add বাটুনে ক্লিক করুন। Ledger Account Add এন্ট্রি ফর্ম আসবে।

Ledger Account Name ঘরে নতুন লেজারটির নাম লিখুন। এর নিচে Under The Group লিস্ট থেকে সংশ্লিষ্ঠ গ্রুপটি সেলেক্ট করুন। এর নিচে ওপেনিং ব্যালেন্স যদি থাকে তবে তা লিখুন। যেমনঃ
Ledger Account Name:Rahman and Company
Under The Group:Customer
Opening Balance: Debit250.00
Opening Balance: Credit:0

তারপর SAVE বাটুনে ক্লিক করুন। লেজারটি সেইভ হবে এবং সাকসেস মেসেজ দেখাবে।

যে লেজার গুলো ওপেন করা আছে সেগুলোতে শুধু ওপেনিং ব্যালেন্স (যদি থাকে) বসাতে হবে। এজন্য Ledger Account Edit বাটুনে ক্লিক করুন। লেজার একাউন্ট সেলেক্ট করার লিস্ট আসবে। কাংখিত লেজারটি সেলেক্ট করে NEXT বাটুনে ক্লিক করুন। তারপর প্রয়োজন মতো লেজারটির নাম, গ্রুপ এবং ওপেনিং ব্যালেন্স সংশোধন/পরিবর্তন করে SAVE বাটুনে ক্লিক করুন। তথ্য আপডেট হবে এবং সাকসেস মেসেজ দেখাবে। যেমনঃ-
Name:Cash
Under:Cash and Bank
Opening Balance: Debit5.00
Opening Balance: Credit:0

উল্লেখ্য, ফিক্সড লেজার গুলোর নাম এবং গ্রুপ পরিবর্তন করা যাবেনা।

কিছু পরামর্শঃ

১. ফিক্সড যে ১২টি লেজার একাউন্ট আছে সেগুলো সিস্টেমের জন্য প্রয়োজন। যারজন্যে এগুলোতে শুধু ওপেনিং ব্যালেন্স বসাতে পারবেন। এগুলো হলোঃ

1.  Profit And Loss Account
2.  Cash
3.  Bank
4.  Cheque
5.  VAT Current Account
6.  Capital Account
7.  Inventory
8.  Inventory Sales
9.  Discount on Sales
10. Inventory Purchase
11. Discount on Purchase
11. Inventory-in-Process

৭ থেকে ১২ নং লেজার ছয়টি যারা ইনভেন্টরি ব্যবহার করবেন তাদের জন্য প্রয়োজন হবে। যখন ইনভেন্টরি সেলস বা পারচেজ এন্ট্রি করা হয় তখন এই লেজার গুলোতে অটোমেটিক ভাবে এন্ট্রি হয়ে যায়।

২. সব লেজার একাউন্ট এবং ওপেনিং ব্যালেন্স ওপেন করা হয়ে গেলে Chart of Account রিপোর্টের সাথে আপনার ট্রাইয়াল ব্যালেন্সটি মিলিয়ে নিন। যদি কোন ভুল হয় তবে তা Ledger Account Edit করে সংশোধন করে নিন।

৩. Chart of Account কম্প্লিট হলে Admin Menu ওপেন করুন। এখান থেকে Options Setting বাটুনে ক্লিক করুন। Options Setting ফর্ম আসবে। এখানে Ledger Account Opening Balance Lock চেক বক্সে ক্লিক করে টিক চিহ্ন দিয়ে দিন। তারপর নিচের দিকে SAVE বাটুনে ক্লিক করে অপশনটি সেইভ করুন। তাহলে ওপেনিং ব্যালেন্স আর চেঞ্জ করা যাবেনা। যদি কখনো ওপেনিং ব্যালেন্স চেঞ্জ করা দরকার হয় তবে একই ভাবে ক্লিক করে টিক চিহ্নটি উঠিয়ে সেইভ করুন।

৪. যদি ইনভেন্টরি ব্যবহার করেন তবে Accounting Main Menu -> Inventory Master -> New Inventory Item Add করে Chart of Inventory ওপেন করুন এবং Inventory Item Opening Balance Lock করে দিন।

লেজার একাউন্ট ডিলিটঃ

ডিলিট মানে মুছে ফেলা। অপ্রয়োজনীয় লেজার একাউন্টগুলো ইচ্ছে করলে মুছে ফেলতে পারেন। লেজার একাউন্ট মোছার জন্য Account Master Info. মেনুর Ledger Account Delete বাটুনে ক্লিক করলে লেজার সেলেক্ট করার ফর্ম আসবে। যে লেজারটি মুছতে চান, লিস্ট থেকে সেটি সেলেক্ট করে NEXT বাটুনে ক্লিক করুন। লেজারটি মুছবেন কিনা তা কনফার্ম করার জন্য অ্যালার্ট মেসেজ দিবে। DELETE বাটুনে ক্লিক করুন। লেজারটি মুছে যাবে এবং সাকসেস মেসেজ দেখাবে।

লেজার একাউন্ট মার্জঃ

কখনো যদি এমন হয় যে, একটি লেজার হবার কথা কিন্তু ভুলবশত কাছাকাছি নামের দুটি লেজার ওপেন করা হয়েছে এবং দুটিতেই কিছু কিছু ভাউচার এন্ট্রি হয়েছে। ফলে, কোন লেজার থেকেই কম্প্লিট তথ্য পাওয়া যাচ্ছেনা। যেমনঃ

1. Ledger: Rahman – Salary Advance
Vr.DateVr.NoDebitCredit
Opening Balance10
01/01/202112
03/02/20211112
Closing Balance6

2. Ledger: Rahman – Advance against Salary
Vr.DateVr.NoDebitCredit
01/02/2021112
Closing Balance2

দেখুন একই ব্যাক্তির নামে দুটো লেজার এবং দুটিতেই ভাউচার এন্ট্রি হয়েছে। ফলে কোন লেজারেরই ক্লোজিং ব্যালেন্স সঠিক নয়। একটির ক্লোজিং ব্যালেন্স দেখাচ্ছে ডেবিট ৬ অন্যটির ক্রেডিট ২ এমতাবস্থায় ১ নং লেজার অনুযায়ী উক্ত ব্যাক্তিকে বলা হলো আপনার পাওনা ৬ টাকা পরিশোধ করুন। সেতো বলবে - না, আমার কাছেতো ৪ টাকা পাবেন। এই নিয়ে তর্কা-তর্কি। পরে খুজে পাওয়া গেল যে অন্য আরএকটি লেজার আছে। এরকম ক্ষেত্রে সহজ সমাধান হচ্ছে লেজার দুটি মার্জ করে দিতে হবে। ধরুন ১ নং লেজারটি থাকবে, ২ নং লেজারটি থাকবেনা কিন্তু তার এন্ট্রিগুলো ১ নং লেজারে চলে যাবে। এমতাবস্থায় ১নং লেজারটিকে বলা হয় টার্গেট লেজার এবং ২নংটি সোর্স।

লেজার একাউন্ট মার্জ করার জন্য Account Master Info. মেনুর Ledger Account Merge বাটুনে ক্লিক করলে লেজার মার্জ করার ফর্ম আসবে। Target Ledger Account Name লিস্ট থেকে টার্গেট লেজারটি (১ নং লেজারটি) সেলেক্ট করুন। Source Ledger Account Name লিস্ট থেকে সোর্স লেজারটি (২ নং লেজারটি) সেলেক্ট করুন। এরপর NEXT বাটুনে ক্লিক করুন। কনফার্ম করার জন্য অ্যালার্ট মেসেজ দিবে। MERGE বাটুনে ক্লিক করুন। লেজার দুটি মার্জ হয়ে যাবে এবং সাকসেস মেসেজ দেখাবে। মার্জ করার পর ২নং লেজারটি মুছে যাবে – সেটিকে আর পাওয়া যাবেনা। ১নং লেজারটি থাকবে এবং সেটি হবে নিস্সরূপঃ

1. Ledger: Rahman – Salary Advance
Vr.DateVr.NoDebitCredit
Opening Balance10
01/01/202112
01/02/2021112
03/02/20211112
Closing Balance4

লেজার একাউন্ট –এর বিস্তারিত তথ্য এন্ট্রিঃ

অনেক সময়ে কাস্টোমারকে বিল করতে হয়। সেজন্যে তাদের নাম ঠিকানা ইত্যাদি দরকার হয়। লেজার একাউন্টের ঠিকানা ফোন নাম্বার ইত্যাদি লেখার জন্য Account Master Info. মেনুর Ledger Address Entry বাটুনে ক্লিক করলে লেজার সেলেক্ট করার ফর্ম আসবে। যে লেজারটির বিস্তারিত লিখতে চান, লিস্ট থেকে সেটি সেলেক্ট করে NEXT বাটুনে ক্লিক করুন। Ledger Address Entry ফর্ম আসবে। এখানে Full Name, Address, Phone এবং Email ঘরে সংশ্লিষ্ঠ তথ্য লিখে সেইভ করুন। তথ্য সেইভ হবে এবং সাকসেস মেসেজ দেখাবে।

বুকস-অব-ইনভেন্টরি ওপেন করাঃ

আপনার প্রতিষ্ঠানের ক্রয়-বিক্রয় সংক্রান্ত ইনভেন্টরি ওপেন করার জন্য Accounting Main Menu থেকে Inventory Master বাটুনে ক্লিক করে Inventory Master Info. মেনু ওপেন করুন। এখান থেকে New Inventory Item Add বাটুনে ক্লিক করুন। New Inventory Item Add ফর্ম আসবে। Inventory Item Name ঘরে আইটেমটির নাম লিখুন। নিচের Under The Group লিস্ট থেকে আইটেমটি যে গ্রুপের আন্ডারে সেটি সেলেক্ট করুন। Unit ঘরে পণ্যটির পরিমাপক একক লিখুন। যদি ওপেনিং ব্যালেন্স থেকে থাকে তবে Opening Balance Quantity এবং Opening Rate এর ঘরে যথাক্রমে ওপেনিং স্টকের পরিমান এবং দর লিখুন। Opening Balance Value অটোমেটিক আসবে। ইচ্ছে করলে এটি চেঞ্জ করা যাবে। ডাটা ইনপুট শেষে ফর্মটি দেখাবে নিস্নরূপঃ
Inventory Item Name:Mosur Dail
Under The Group:Food Items
Unit:Kg
Opening Balance Quantity:500
Opening Rate: 70
Opening Balance Value: 35000
SAVE বাটুনে ক্লিক করুন। তথ্য সেইভ হবে এবং সাকসেস মেসেজ দেখাবে।

ইনভেন্টরি আইটেম এডিট, ডিলিট এবং মার্জ করার নিয়ম পূর্বোল্লোখিত লেজার একাউন্ট এডিট, ডিলিট এবং মার্জ করার মতোই।

সেলস পার্সোনেল ওপেন করাঃ

সেলস-ম্যান অনুযায়ী বিক্রয় হিসাব রাখতে চাইলে Accounting Main Menu -> Admin Menu -> Options Setting –এ গিয়ে Sales Executive Entry অপশনের চেকবক্সে ক্লিক করে টিক চিহ্ন দিয়ে সেইভ করুন। তাহলে Sales Executive Entry ফিচারটি অন হবে। এটি অন করা থাকলে সেলস ভাউচার এন্ট্রির সময় সেলস-ম্যান সেলেক্ট করে দিতে হবে।এতে করে সেলসম্যানদের আলাদা বিক্রয় হিসাব এবং সেলস ম্যানেজারের মোট বিক্রয়ের কম্পাইল রিপোর্ট পাওয়া যাবে। এছাড়াও সেলসম্যান অনুযায়ী সেলস টার্গেট/বাজেট এন্ট্রি করে রাখলে একচুয়াল সেলসের সাথে টার্গেটের ভেরিয়েন্স রিপোর্টও পাওয়া যাবে।

সেলস পার্সোনেল ওপেন করার জন্য Accounting Main Menu থেকে Sales Personnel Master বাটুনে ক্লিক করে Sales Personnel Master Info. মেনু ওপেন করুন। এখান থেকে প্রথমেই New Sales Manager Add বাটুনে ক্লিক করে সেলস ম্যানেজার(দের) নাম এন্ট্রি করুন। তারপর উক্ত মেনুর New Sales Executive Add বাটুনে ক্লিক করুন। New Sales Executive Add ফর্ম আসবে। ফর্মের Sales Executive Name ঘরে সেলস-ম্যান/সেলস-এক্সেকিউটিভের নাম লিখুন। তারপর এর নিচে Under The Manager লিস্ট থেকে সংশ্লিষ্ঠ ম্যানেজারের নাম সেলেক্ট করুন। যেমনঃ
Sales Executive Name:Khalil Sikder
Under The Manager:Md. Khalilur Rahman

SAVE বাটুনে ক্লিক করুন। তথ্য সেইভ হবে এবং সাকসেস মেসেজ দেখাবে।

বিক্রয় টার্গেট সেট করাঃ

বিক্রয় টার্গেট/বাজেট এন্ট্রি করার জন্য Sales Personnel Master Info. মেনু থেকে Sales Target Add বাটুনে ক্লিক করলে Sales Target Add ফর্ম আসবে। এখানে প্রথম ঘর দুটো বিক্রয় পিরিয়ড। কত তারিখ থেকে কত তারিখ পর্জন্ত টার্গেট করবেন তা এখানে নির্ধারণ করতে হবে। তারিখের ঘরে ক্লিক করলে ক্যালেন্ডার আসবে। ক্যালেন্ডারের তারিখটির উপর ক্লিক করলে তারিখ লেখা হবে। টার্গেট পিরিয়ডের শুরু এবং শেষ তারিখ লিখুন। তারপর Sales Executive Name লিস্ট থেকে সংশ্লিষ্ঠ সেলস-ম্যান/সেলস-এক্সেকিউটিভের নাম সেলেক্ট করুন। এরপর সবশেষ Target Money Amount ঘরে টার্গেট টাকার পরিমান লিখুন। যেমনঃ
Target Period:01/01/2021 to 31/01/2021
Sales Executive Name:Khalil Sikder
Target Money Amount:1000000
SAVE বাটুনে ক্লিক করুন। তথ্য সেইভ হবে এবং সাকসেস মেসেজ দেখাবে।


CLOSE